چرا شرکت های پیمانکاری به نرم افزار حسابداری پیمانکاری تخصصی نیاز دارند؟
۰۹:۱۵ | ۱۴۰۵/۰۴/۱۰
به گزارش اخبار ساختمان، رهگیری پروژههای طولانیمدت و مدیریت قراردادهای متنوع شرکتهای پیمانکاری، امری پیچیده و حساس است. مدیران و حسابداران این حوزه با محاسبات پیچیدهای مثل بهای تمام شده، حقوق و دستمزد کارگران و درصد پیشرفت کار مواجه هستند؛ محاسباتی که به اشراف و تجربه بالا و ابزار حسابداری حرفهای مانند نرم افزار حسابداری پیمانکاری ابری نیاز دارند.
تفاوت های حسابداری شرکت های پیمانکاری
حسابداری پروژهمحور از چند جهت با حسابداری کسبوکارهای دیگر تفاوت دارد و این تفاوت نیز از موارد زیر منشأ میگیرد:
* تنوع مدت قراردادها
* تنوع قراردادهای پیمانکاری
* تنوع قراردادهای نیروی کار
* محاسبه بهای تمامشده و سود هر پروژه به صورت جداگانه
هرچه شرکت موردنظر از تعداد پروژهها و مقیاس فعالیت گستردهتری برخوردار باشد، حسابداری سود و زیان آن پیچیدهتر شده و ریسک خطای محاسباتی نیز بیشتر میشود.
چالشهای حسابداری پیمانکاری
تنوع قراردادهای پیمانکاری
قراردادهای پیمانکاری از نظر مسئولیت و نوع تسویه حساب تنوع زیادی دارند. این قراردادها از نظر طول قرارداد به انواع کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت طبقهبندی میشوند و از نظر نوع پیمان نیز به قرارداد مقطوع، قرارداد فهرستبهایی، قرارداد امانی، قرارداد هزینه بهعلاوه درصد، قراردادهای مرحلهای و ... تقسیم میشوند.
تفکیک و رهگیری پروژههای مختلف
یک شرکت پیمانکاری میتواند به صورت همزمان در تمامی قراردادهای نامبرده فعالیت داشته باشد و برای پیشبرد تمامی این قراردادها از یک انبار یا منبع تأمین مواد اولیه ثابت استفاده کند. این مسئله به یک چالش اساسی تبدیل میشود؛ چراکه تفکیک پروژهها، بهای تمام شده، انبارها، طرفین حساب و نیروهای کار و محاسبه تجمیعی و تفکیکی سود و زیان آنها به مهارت و تسلط بالایی نیاز پیدا میکند.
گزارش های مالی تخصصی پیمانکاری
یک مدیر یا حسابدار شرکت پیمانکاری میبایست برای بررسی وضعیت پروژهها و سود و زیان آنها گزارشات مفید و قابل اتکایی را در اختیار داشته باشد. به طور مثال، چند مورد از گزارشهای مورداستفاده در پروژههای پیمانی به شرح زیر هستند:
* سود و زیان پروژه بهصورت جداگانه
* گزارش دورهای (ماهانه، فصلی، سالانه)
* گزارش پیشرفت کار و مقایسه با بودجه
* تحلیل سود واقعی در برابر سود پیشبینی شده
* گزارش حقوق و دستمزد و هزینههای سربار
* شناسایی پروژههای زیانده
مدیریت حقوق و دستمزد کارکنان
یک شرکت پیمانکار میتواند به صورت همزمان کارکنان با رتبهها و سطوح کارشناسی متفاوت، انواع کارگر ثابت، روزمزد، قراردادی و ... را به کار بگیرد. هرچه تنوع این پرسنل بیشتر باشد، محاسبه حقوق و دستمزد آنها نیز دشوارتر میشود.
پیچیدگی های مالیات و بیمه در پیمانکاری
فعالان این حوزه همانند بسیاری از شرکتهای دیگر با تکالیف مالیاتی متعدد و مشخصی سروکار دارند که مهمترین آنها عبارتند از:
* مالیات پیمانکاری (مالیات بر ارزش افزوده، تکلیفی، عملکرد)
* تکالیف قانونی مانند بیمه کارکنان
* مالیات بر درآمد کارکنان
مستندسازی کارکردهای انجام شده
هر پیمانکار باتجربه و کارشناس، اهمیت مستندسازی قراردادها، کارکردها، تراکنشها و پرداختها را جدی میگیرد؛ چراکه، در قراردادهای بلندمدت امکان بروز اختلافات کاری و سوءتفاهمها و سوءتعبیرها به حداکثر خود میرسد. یک کارفرمای باتجربه از طریق مستندسازی و شفاف سازی کلیه روندها، خود را در برابر هرگونه اختلاف حقوقی در امان نگه میدارد.
حسابداری شرکت های پیمانکاری؛ حسابداری دستی و اکسلی
بدیهی است که حسابداری سنتی و اکسلی، جوابگوی چالشهای بالا نیست. این روشها خود میتوانند به یک چالش اساسی تبدیل شده و خسارات زیادی را به کسبوکار تحمیل کنند. با چالشهای این روشهای حسابداری آشنا شوید:
* نیاز به حضور دائمی در محل کار
* اشغال فضای گسترده توسط اسناد
* صرف زمان، بودجه و هزینه گزاف
* عدم ارائه گزارشهای مالی موثق و کارآمد
* خطاپذیری و ویرایش پذیری اسناد و مدارک
* جرایم مالی و مالیاتی ناشی از خطاهای حسابداری
* تطبیق ناپذیری با استانداردها و نیازهای روز کسبوکار
اهمیت نرم افزار حسابداری پیمانکاری تخصصی
نرم افزارهای حسابداری پیمانی، ابزارهایی هستند که دقیقاً برای پوشش دهی به این قبیل دغدغهها و نیازها طراحی شدهاند. این سیستمها کاغذبازیها و اتلاف زمان ناشی از حسابداری سنتی را از بین برده و حسابداری را آسانتر ساختهاند.
چطور بهترین نرم افزار حسابداری پیمانکاری را انتخاب کنیم؟
1. کدینگ حسابداری 7 سطحی
این قابلیت امکان تفکیک سازی پروژهها، اسناد و سود و زیان هریک از پروژهها را در اختیارتان قرار میدهد. بدین ترتیب میتوانید بهای تمام شده، سوددهی یا زیان دهی هر پروژه را با دقت بیشتری زیر نظر بگیرید.
2. ماژول های متنوع
ماژولهای حسابداری، بازرگانی، انبار، خزانه و حقوق و دستمزد ازجمله مهمترین بخشهای حسابداری هستند که به آنها نیاز پیدا میکنید.
3. گزارش از چند سال مالی
بیشتر قراردادهای پیمانی بیشتر از 1 سال به طول میانجامند. بنابراین سیستم انتخابی شما میبایست بتواند از اطلاعات چند سال پیوسته گزارش واحد ارائه کند.
4. خروجی دفاتر الکترونیکی و سامانه مودیان
اگر جزو مشمولین مالیاتی هستید و به صورت رسمی فعالیت میکنید، بهتر است به سراغ سیستمی بروید که با این سامانهها همخوانی کامل داشته باشد و اطلاعات را به صورت دقیق و منظم به آنها صادر کند.
5. تعریف چند کاربر و تفکیک دسترسی
اگر کارپرداز، تنخواه گردان یا حسابداران متعددی دارید یا سرمایهگذار خارجی جذب کردهاید، این قابلیت برای شما حیاتی خواهد بود؛ زیرا این کاربران برای ورود به سیستم حسابداری به تعریف نقش و تعیین نوع دسترسی نیاز دارند.
6. رابط کاربری مدرن و کاربرپسند
نرم افزار مدیریت مالی پیمانکاری میبایست از رابط کاربری شفاف و حرفهای برخوردار باشد و امکان اتصال آنلاین و دسترسی از راه دور را در اختیارتان بگذارد.
چرا نرم افزار حسابداری پیمانکاری ابری؟
یکی از مهمترین و اساسیترین مواردی که در هنگام خرید یک سیستم حسابداری باید لحاظ کنید، رابط کاربری و نحوه اتصال آن است. اگر به سابقه بسیاری از نرم افزارهای حوزه مدیریتی دقت کنید، به این نکته پی میبرید که بسیاری از آنها آنلاین و ابری شدهاند؛ چراکه، این نحوه اتصال محدودیت زمانی و مکانی را از بین برده و در بسیاری از هزینهها صرفهجویی ایجاد میکند.
به طور مثال، نرم افزارهای حسابداری ابری بستر ایده آلتری برای پیادهسازی امکانات مدرن و تازه دارند. شما در یک سیستم حسابداری ابری، ضمن امکانات مرسوم نرم افزارهای آفلاین، امکانات جالب و کاربردی دیگری را نیز مشاهده میکنید که مهمترین آنها به شرح زیر هستند:
* حسابداری 5 تا 7 سطحی
* ماژول های متنوع و کارآمد
* یکپارچگی با حقوق و دستمزد
* اتوماسیون داخل و نسخه وب اپ همراه
* عدم نیاز به نصب و حمل سخت افزار خاص
* یکپارچگی با دفاتر الکترونیکی و سامانه مودیان
* بایگانی و ثبت اسناد الکترونیکی (فایل ها و عکسها)
* عدم تحمیل هزینه زیرساختی برای تهیه سرور و ...
* اعلانگر پیامکی سررسید چکها و رویدادهای مالی مهم
مهم ترین مزایای نرم افزار حسابداری ابری که نمی دانستید
نرم افزار حسابداری پیمانکاری ابری، از مزایای متعددی برخوردار است. یک پلتفرم ابری امکان دسترسی همزمان چندین کاربر با حداقل هزینه را در اختیارتان میگذارد. این سیستم با هر دستگاه آنلاینی در دستان شما قرار گرفته و محدودیت مکانی و زمانی را از بین میبرد. بدین ترتیب میتوانید به صورت پاره وقت یا دورکار حسابدار استخدام کنید و در هزینههایتان صرفهجویی ایجاد کنید.
یک پلتفرم حسابداری ابری به صورت خودکار از اطلاعات مالی شما بکاپ تهیه کرده و آنها را برای همیشه در فضای ابری ذخیره سازی میکند. این ذخیره سازی ابری نیز مزایای قابل توجهی دارد که مهمترین آنها عبارتند از:
* مصونیت در برابر مشکلات سخت افزاری و سیستمی
* امنیت در برابر خرابکاریهای عامدانه
* امنیت در برابر هک و حملات سایبری
* بازیابی اطلاعات در زمان دلخواه
به لطف این امکانات و مزایا، ریسک از بین رفتن اطلاعات مالی به شکل قابل توجهی کاهش پیدا میکند و تا حد زیادی از بروز جرایم مالی و مالیاتی در امان میمانید.
